사용인감계란? 꼭 필요한 상황과 발급 방법, 양식까지 정리!
기업에서 계약을 체결하거나 관공서에 서류를 제출할 때, 법인인감 대신 사용할 도장이 있다면 반드시 제출해야 하는 서류가 바로 ‘사용인감계’입니다.
처음 접하면 생소할 수 있지만, 실제로 입찰이나 계약, 행정 절차 등 다양한 업무에서 요구되는 중요한 문서입니다.
그렇다면 사용인감계는 정확히 무엇이며 언제 필요하고, 어떻게 작성해서 제출해야 할까요? 이번 글에서는 사용인감계에 대해 하나하나 알아보도록 하겠습니다.
사용인감계란?
| 구분 | 사용인감계 | 인감증명서 |
|---|---|---|
| 정의 | 법인인감 대신 사용할 도장을 신고하는 문서 | 등록된 인감도장이 본인의 것임을 증명하는 공적 문서 |
| 발급 주체 | 회사(직접 작성) | 관공서(주민센터 또는 구청 등) |
| 제출 목적 | 직인 등 다른 도장을 법인인감 대용으로 공식 인정받기 위해 제출 | 인감도장이 본인 도장임을 제3자에게 법적으로 증명할 때 사용 |
| 도장 포함 여부 | 사용인감 날인 및 법인인감 날인 필요 | 인감도장 자체는 제출하지 않음. 증명서에 등록된 인감과 일치 여부 명시 |
| 사용 상황 | 계약서, 입찰, 위임장 등에 법인인감 대신 다른 도장을 사용하려 할 때 | 부동산 거래, 금융계약, 공증 등 법적 효력이 요구되는 거래 시 |
| 유효 기간 | 보통 1회성 또는 제출 기관 기준으로 따름 | 발급일 기준으로 보통 6개월 이내 유효 |
| 법적 효력 | 사용 도장을 법인인감과 동일하게 인정해달라는 신고의 성격 | 인감도장이 본인의 것이라는 증명의 성격 |
사용인감계는 말 그대로 법인인감 대신 사용할 도장을 공식적으로 신고하는 문서입니다.
회사에서 자주 사용하는 직인이나 부서별 도장을 인감 대용으로 사용할 경우, 그 도장을 인감처럼 인정해달라고 제출하는 서류라고 생각하면 됩니다.
이 문서를 제출하지 않으면 법인인감 이외의 도장을 쓴 서류는 무효가 될 수 있기 때문에, 공공기관, 거래처, 입찰기관 등에서는 필수로 요구되곤 합니다.
사용인감계는 언제 필요할까?
사용인감계는 아래와 같은 상황에서 주로 요구됩니다.
- 계약서 작성 시 법인인감이 아닌 직인을 사용하고자 할 때
- 입찰 또는 조달 관련 서류 제출 시
- 금융기관, 관공서 등에 각종 신청서나 위임장을 낼 때
- 지방자치단체와의 업무 협약, 용역 계약 시
- 법인인감 대신하는 도장을 지속적으로 사용해야 할 경우
즉, 법인인감이 아닌 도장으로도 ‘공식 도장처럼’ 효력을 인정받기 위해 사용하는 문서입니다.
사용인감계 양식 (예시)
보통 다음과 같은 형식으로 작성하며, 회사의 기본정보와 법인인감, 사용인감을 함께 날인합니다.
사용인감계
상호(법인명): 주식회사 ○○○
대표자 성명: 홍길동
사업자등록번호: 123-45-67890
당사는 아래의 사용 인감을 법인 인감 대신하여 회사 업무에 사용하고자 하며, 관계 법령에 의거하여 이에 대한 사용인감계를 제출합니다.
[법인 인감 날인] [사용 인감 날인]
2025년 7월 15일
주식회사 ○○○
대표자: 홍길동 (서명 또는 날인)
※ ‘법인 인감 날인’과 ‘사용 인감 날인’은 반드시 실제 도장을 찍어야 하며, 스캔이나 이미지로 대체하는 것은 인정되지 않는 경우가 많습니다.
사용인감계 발급 방법
사용인감계는 관공서에서 발급받는 서류가 아닌, 회사가 자체 작성해서 제출하는 문서입니다. 아래 단계를 따르면 쉽게 준비할 수 있습니다.
- 양식 다운로드 또는 자체 작성
인터넷 검색 또는 기업 내부 양식을 사용하거나 위에서 제공한 예시처럼 문서를 작성합니다. - 법인인감과 사용인감 날인
양식의 해당 위치에 실제 법인인감과 사용 도장을 날인합니다. 잉크 색상은 대부분 검정 또는 청색을 권장합니다. - 대표자 서명 또는 날인
대표자의 서명 또는 날인을 추가합니다. (전자서명이 허용되지 않는 경우가 많아 실제 날인이 필요할 수 있음) - 제출 기관에 원본 제출
사용인감계는 스캔본 또는 사본이 아닌 원본 제출이 원칙입니다. 서류 위변조를 막기 위함입니다.
사용인감계 작성 시 유의사항
- 도장은 명확하게 찍혀야 합니다. 번지거나 겹친 경우 반려될 수 있습니다.
- 인감증명서와는 별개입니다. 사용인감계는 인감증명서처럼 동사무소에서 발급받는 것이 아니라 회사에서 자율적으로 작성하는 문서입니다.
- 작성일자를 꼭 기입해야 하며, 오래된 서류는 인정되지 않을 수 있습니다.
사용인감계는 단순한 서류처럼 보이지만, 기업의 신뢰와 법적 효력을 결정짓는 중요한 문서입니다.
특히 계약서나 입찰서류를 준비할 때 미리 작성해두면 불필요한 서류 반려나 행정 지연을 막을 수 있어요. 회사에서 여러 도장을 쓰고 있다면, 어떤 도장이 법인인감 대용으로 쓰일지를 명확히 정리해두는 것이 좋습니다.
